El CFDI de nómina como sustituto del recibo impreso

El 1 de mayo de 2019 se publica en el Diario Oficial de la Federación la reforma laboral más significativa en décadas, la cual introdujo cambios sustanciales en diversas disposiciones de la Ley Federal del Trabajo (LFT). Uno de los ajustes que pasó relativamente desapercibido pero que posee implicaciones legales y operativas de gran alcance, fue la adición al Artículo 101, en la que se establece que los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) de nómina sustituyen al tradicional recibo impreso de pago de salarios.

A partir del 2 de mayo de 2019, esta disposición entra en vigor formalizando una práctica que ya era común entre empleadores: La emisión digital de comprobantes de nómina. Sin embargo, la reforma no se limita a una cuestión tecnológica, sino que redefine el alcance probatorio del CFDI y garantiza el acceso a la información por parte del trabajador.

Marco legal: Artículo 101 de la LFT reformado
El Artículo 101 de la LFT establece que los patrones están obligados a entregar a sus trabajadores un comprobante de los pagos realizados, especificando cada uno de los conceptos y deducciones. Con la reforma de 2019, se incorpora un segundo párrafo en el que se indica expresamente que:

Los recibos de pago contenidos en los comprobantes fiscales digitales por Internet (CFDI) emitidos en términos de las disposiciones fiscales pueden sustituir a los recibos impresos, siempre que el trabajador tenga acceso a la información detallada de los conceptos y deducciones de pago. En caso de requerirlo, el patrón deberá entregar copia impresa al trabajador.

Esta disposición busca conciliar el uso de tecnologías fiscales con el derecho del trabajador a recibir y entender su remuneración. Además, incorpora una perspectiva probatoria al señalar que el contenido del CFDI hará prueba cuando pueda verificarse en el portal del SAT, de acuerdo con lo dispuesto en el Artículo 836-D, fracción I de la LFT, aplicable en procedimientos jurisdiccionales ante las Juntas de Conciliación o tribunales laborales.

Alcance probatorio del CFDI de nómina
El Artículo 836-D, fracción I de la LFT refiere que harán prueba plena en juicio los documentos cuya autenticidad no sea cuestionada, incluyendo aquellos generados por medios electrónicos que puedan verificarse en línea. En este sentido, la reforma laboral de 2019 reconoce expresamente al CFDI como prueba válida siempre que cumpla con los requisitos fiscales y su autenticidad pueda corroborarse en el portal del Servicio de Administración Tributaria (SAT).

Esto representa una formalización legal del valor probatorio del CFDI en controversias laborales, particularmente en temas como diferencias salariales, descuentos indebidos o pagos omitidos.

Obligación de acceso y entrega al trabajador
La reforma también establece que el CFDI no puede sustituir la obligación del patrón de garantizar el acceso del trabajador a la información detallada. Este punto es fundamental para proteger el principio de información y transparencia en la relación laboral. Así, se reitera que:

1. • El trabajador debe conocer claramente el desglose de percepciones y deducciones.
   • El patrón debe entregar el CFDI de manera digital (por correo electrónico, sistema de recursos humanos, etc.), pero también deberá entregarlo en papel si el trabajador lo solicita.

Esta disposición protege especialmente a trabajadores que no tienen acceso constante a medios digitales o que desean conservar una copia física por motivos personales o de defensa legal.

Implicaciones prácticas y operativas para los patrones
Con esta reforma, el CFDI de nómina cumple una doble función: fiscal y laboral. Por lo tanto, su emisión debe considerar aspectos más allá del cumplimiento tributario:

1. • Correcto timbrado fiscal: Toda percepción o deducción debe reflejarse fielmente conforme a los catálogos del SAT, con el complemento de nómina correspondiente.
   • Desglose completo y comprensible: La información debe ser presentada de forma clara y accesible para el trabajador.
   • Mecanismos de entrega: Se debe implementar un sistema seguro y eficiente de entrega (correo electrónico, intranet, aplicación móvil), sin descuidar el canal impreso cuando sea solicitado.
   • Conservación de archivos: Los CFDI deben ser conservados por el patrón al menos por el periodo establecido en disposiciones fiscales (5 años), pero también con una visión laboral para casos de conflicto.

Ventajas y retos de la digitalización del recibo de nómina
Ante este escenario conviene sopesar las ventaja y desventajas de la digitalización de los recibos de nómina.

Ventajas:

1. • Trazabilidad y verificación automática ante el SAT.
   • Reducción en el uso de papel y costos administrativos.
   • Agilidad en procesos de conciliación y defensa laboral.

Retos:

1. • Brechas digitales: no todos los trabajadores tienen facilidad de acceso a medios electrónicos.
   • Errores de timbrado o clasificación que pueden derivar en conflictos legales.
   • Desconocimiento por parte del trabajador de cómo leer o validar un CFDI.