Cómo deben usarse los acentos o caracteres especiales en el CFDI 4.0

Dado que uno de los requisitos más complejos de cumplir que presenta el Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) en su versión 4.0 es la validación de que el nombre del receptor coincida al punto y coma con el registrado en el Registro Federal de Contribuyentes (RFC), los contribuyentes se están dando a la tarea de validar nombres y demás datos de registro tanto de empleados como de clientes, para estar en condiciones de emitir estos comprobantes.


Una de las dudas más comunes tiene que ver con el uso de acentos o caracteres especiales en los nombres o razones sociales.


Para el caso de los empleados esto adquiere aún más relevancia porque el nombre que quede registrado en el sistema de nóminas es el que se utilizará tanto para la generación del CFDI de nómina como para la generación de aviso afiliatorios y otras obligaciones patrones con otras dependencias, por lo que es no basta confirmar que el nombre coincida con el registrado en el RFC, sino también en el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) y, preferentemente, con el registrado en el Registro Nacional de Población, específicamente en la Clave Única de Registro Poblacional (CURP).


Reglas de registro de nombres
La práctica de registro de nombres en México ha sido de registrarlos sin tildes y sin caracteres o símbolos especiales, y la razón de ella es que antes de la época computacional la mayoría de las oficinas gubernamentales utilizaban máquinas de escribir para realizar los registros y estas no contaban con letras mayúsculas con tildes.


El Registro Nacional de Población (RENAPO) se computarizó por completo hasta 1999, y fue a partir de 2000 que puso a disposición de todos los registros civiles un sistema electrónico de captura de datos[1].


Acuerdo general para omisión de acentos
A través del Acuerdo por el cual se dan a conocer el Procedimiento Técnico de Captura de Información y el Procedimiento Técnico de Intercambio de Información, así como sus respectivos anexos, publicado en el Diario Oficial de la Federación el 23 de noviembre de 2009, se establece, en su Anexo 02 – Datos e Información de Captura, que los nombres y apellidos en todo documento gubernamental deben capturarse en letras mayúsculas y sin acentos.


El punto 7 del Acuerdo establece que “Son sujetos de estos ordenamientos las «DR» (dependencias registradoras) de la «APF» (Administración Pública Federal), las cuales requieren inscribir a aquellas personas que sean usuarios o beneficiarios de los servicios educativos, habitacionales, de seguridad social, salud, agropecuarios y financieros, para obtener una identificación que les permita acceder a esos servicios y en general todas aquellas dependencias y entidades de la «APF» que posean o administren registros de personas. Asimismo, son aplicables a las autoridades estatales y municipales en las que se tengan convenios firmados a este efecto”.


Por dependencia registradora, se entiende a toda aquella Dependencia de la Administración Pública Federal, Estatal y Municipal, que requieren registrar núcleos de población.


Como puede apreciarse, el acuerdo alcanzado por el Gobierno Federal con todas las dependencias y niveles de gobierno es que los nombres se registren sin acentos.


Sistemas actuales
Existe el mito lingüístico de que las mayúsculas no deben acentuarse de manera gráfica, pero es importante aclarar que la Real Academia Española ha expresado que esa práctica nunca ha sido aceptada, y que las mayúsculas siempre han debido llevar tilde. En la antigüedad algunas imprentas no lo acostumbraban porque no había moldes de letras mayúsculas que incluyeran tilde, pero era por una cuestión de espacio y dimensiones en los moldes, no de regla ortográfica[2]. Todas las palabras en mayúsculas van acentuadas, excepto las mayúsculas que forman acrónimos.


En la actualidad, los sistemas computacionales de gobierno y bases de datos sí aceptan acentos y caracteres especiales, pero la práctica de no utilizar los acentos continúa para que exista concordancia con registros previos. Por esta razón el acuerdo de referencia continúa vigente.


Caso aparte es el de los caracteres especiales, el cual se analiza más adelante.


Lenguas indígenas, extranjeras y caracteres especiales
La problemática abordada no se limita a acentos, sino que aquellos nombres con caracteres especiales presentan un particular reto.


En 2011 se presentó un particular caso en México de una recién nacida llamada Xuu’kx Xapaa (pronunciado shuc shabá), que, en su lengua, ayöök (o lengua mixe), significa «colibrí», espíritu del viento. Su madre, Lilia Pérez, no podía registrarla porque el funcionario en turno del Registro Civil le decía que el sistema no lo permitía, no aceptaba el apóstrofo. Como solución, le ofrecieron una lista de nombres en español, lo cual resulta en un acto de discriminación, falta de reconocimiento de los derechos indígenas y desconocimiento de su cultura[3].


El ayöök tiene reglas gramaticales y ortográficas como el español; existen estudios lingüísticos que explican estas reglas. Este es un problema que aqueja a todas las personas que tienen nombres en esta lengua. La población que habla esta lengua es de 133,132 habitantes de Oaxaca, Veracruz y Quintana Roo[4]. Existen, por supuesto, muchas otras lenguas indígenas en México con sus reglas gramaticales y ortográficas, y que contienen caracteres alfabéticos especiales. El caso de Xuu’kx Xapaa es sólo uno de tantos, que resulta ilustrativo.


El 9 de marzo de 2018, se reforma el Artículo 58 del Código Civil Federal para obligar al juez del Registro Civil, en todos los casos que se requiera, a registrar en el acta de nacimiento el nombre solicitado, con estricto apego a las formas orales, funcionales y simbólicas de comunicación pertenecientes a las lenguas indígenas.


El problema se presenta, al igual, en nombres de lenguas extranjeras, en las que se utilizan caracteres distintos a los del español.


Existen, como es sabido, lenguas que utilizan símbolos alfabéticos diferentes, como son el coreano, el japonés, el mandarín o el ruso, por mencionar sólo algunos. Dado que el uso de esos caracteres resultaría impráctico por ser símbolos desconocidos para la gran mayoría de los habitantes de México, es en estos casos en que sí procede una representación con símbolos equivalentes en el idioma español.


Reglas actuales de la CURP
Derivado de las consideraciones anteriores, las reglas vigentes para la asignación de la CURP aceptan ya el uso de ciertos caracteres especiales.


En el punto 1.4 del Apartado 5 – Casos especiales para la integración de la CURP, se establecen los lineamientos tratándose de caracteres especiales, y en el punto 1.6 se indica cómo proceder con la letra U con diéresis (Ü)[5]:


1.4. Si en los apellidos o en el nombre aparecieran caracteres especiales como diagonal (/), guión (-), punto (.), apóstrofo (‘) y diéresis (¨) en alguna de las vocales, se captura tal cual viene en el documento probatorio, y se asignará una “X” en caso de que esa posición intervenga para la conformación de la clave.


…


1.6. Para diéresis (¨) en la letra U, la aplicación asignará una “U” en caso de que esa posición intervenga para la conformación de la clave.


Ejemplos: DALIA ARGÜELLO PEREZ – AUPD


Como puede apreciarse, la indicación para el registro del nombre es que se respeten los caracteres especiales.


Situación en la práctica
Actualmente se tiene la situación de que existen nombres registrados en el Registro Civil sin caracteres especiales porque su registro se hizo en algún momento en que esto no era posible, puesto que los sistemas no lo permitían. A raíz de que los sistemas lo permiten, ya existen registros de nombres con caracteres especiales.


En materia de acentos, el lineamiento que prevalece es que el registro es haga omitiéndolos.


Para efectos de validar nombres es necesario revisar que existe coincidencia entre la CURP, el RFC y el IMSS, entre otras instituciones básicas. En lo general los nombres deben corresponder y ser iguales entre las distintas dependencias, pero sí se reportan casos con diferencias derivadas de los caracteres especiales.


Uso en el archivo XML
Existen contribuyentes cuyos nombres están registrados en el RFC con caracteres especiales o puntuaciones que en ocasiones hacen que el archivo XML del comprobante fiscal digital por Internet (CFDI) no pueda timbrarse. Una solución alternativa para atacar este problema es el denominado “escape” de caracteres, el cual se hace remplazando el carácter especial con un código computacional, tal como se define en el Anexo 20 de la Resolución Miscelánea Fiscal, el cual establece:


El documento XML debe expresarse bajo el estándar de codificación UTF-8 y en particular se deben usar secuencias de escape cuando en los valores especificados dentro de los atributos del archivo exista alguno de los siguientes casos especiales.


    • En el caso del & se deberá usar la secuencia &
    • En el caso del “ se deberá usar la secuencia «
    • En el caso del < se deberá usar la secuencia <
    • En el caso del > se deberá usar la secuencia >
    • En el caso del ‘ se deberá usar la secuencia ‘


Ejemplos:


Para representar nombre=“Juan & José & “Niño” se usará nombre=”Juan & José & «Niño»”


Es importante revisar que esta medida pueda ser implementada en el sistema, para asegurarse que este no contiene restricciones particulares en cuando al uso de estos símbolos o códigos y, en su caso, realizar las adecuaciones pertinentes para poder manear estos caracteres en el comprobante fiscal digital.


Conclusiones
La regla general en México es que los nombres se registren sin acentos, pero sí con caracteres especiales.


Actualmente pueden existir registros en donde no se haya admitido el carácter especial.


Esta mezcla de situaciones puede propiciar que existan personas con diferencias en sus nombres ante diversas dependencias registrantes como el RFC, la CURP y el IMSS.


Se recomienda hacer una validación de datos no solamente ante el RFC, sino también de las otras dependencias. En caso de haber discrepancias, se deben realizar las correcciones procedentes y evitar así que los trámites automatizados sufran rechazos por este tipo de inconsistencias.


Es una tarea ardua y compleja, por lo que es conveniente iniciarla cuanto antes.


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Notas al pie


[1] Cruz, Mónica. ¿Por qué los nombres no llevan tildes en los documentos oficiales mexicanos? El País. Septiembre 19, 2017. https://verne.elpais.com/verne/2017/09/13/mexico/1505337239_083856.html. Última visita el 15 de junio, 2022.


[2] Real Academia Española. Tilde en Mayúsculas. https://www.rae.es/espanol-al-dia/tilde-en-las-mayusculas. Última visita el 15 de junio, 2022.


[3] Cruz, Mónica. Ídem.


[4] Santos Martínez, María del Rosario. La lengua mixe (ayöok). Universidad Pedagógica Nacional Consejo Nacional de Ciencia y Tecnología. 2013. https://realin.upnvirtual.edu.mx/images/docs/fon_ayuuk.pdf. Última visita el 15 de junio de 2022.


[5] Reglas para la Ejecución de los Procedimientos para la Asignación de la Clave Única de Registro de Población. Dirección General del Registro Nacional de Población. México. Octubre, 2021. https://www.gob.mx/cms/uploads/attachment/file/681698/reglas_para_la_ejecucion_
de_los_procedimientos_asignacion_de_la_curp.pdf. Última visita el 15 de junio de 2022.