Documentación que deben conservar asalariados y ahorradores
El régimen aplicable a las personas físicas que perciben ingresos por salarios, intereses u otros conceptos asimilados plantea una distinción importante: aunque estos contribuyentes no están obligados a llevar contabilidad en sentido estricto, ello no implica que carezcan de obligaciones formales ante la autoridad fiscal. Muy por el contrario, la conservación de documentación comprobatoria se mantiene como un deber transversal, aún en regímenes que gozan de cierta simplificación administrativa. A partir del análisis conjunto de los Artículos 90 y 98 de la Ley del Impuesto sobre la Renta (ISR), junto con el Artículo 30 del Código Fiscal de la Federación (CFF), es posible comprender por qué incluso quienes no están obligados a llevar contabilidad deben sostener una carga documental para acreditar su cumplimiento tributario.
Fundamentos legales que delimitan el alcance del deber formal
El punto de partida lo encontramos en el Título IV de la Ley del ISR, que regula la tributación de las personas físicas. Este título organiza los distintos tipos de ingresos que pueden percibirse, dividiéndolos en capítulos según su naturaleza. En particular, destacan los ingresos señalados en los Capítulos I y VI, correspondientes a los ingresos por salarios y por intereses, respectivamente. Estos ingresos comparten una característica común: son considerados asimilables a salarios, es decir, percibidos en el contexto de relaciones subordinadas o sin intervención de una actividad empresarial o profesional.
En ese marco, el Artículo 90 de la Ley del ISR establece que las personas físicas están obligadas a pagar el impuesto sobre la renta por todos los ingresos obtenidos, independientemente de la forma en que se perciban: Ya sea en efectivo, en bienes, en crédito o en servicios. Este precepto se refuerza con lo dispuesto en el Artículo 98, el cual regula las obligaciones de quienes perciben ingresos por salarios, y establece requisitos como la entrega de información al retenedor y, en ciertos casos, la presentación de la declaración anual. Estas disposiciones, aunque no exigen una contabilidad estructurada, implican necesariamente que el contribuyente cuente con documentos que respalden sus percepciones y retenciones.
A este entramado se suma el Artículo 30, segundo párrafo, del CFF, que de forma clara determina que, aun cuando un contribuyente no esté legalmente obligado a llevar contabilidad, deberá conservar a disposición de la autoridad toda la documentación relacionada con los actos que generen efectos fiscales. Este principio constituye el eje de la obligación de conservación documental: Si bien no se exige llevar libros, sí se impone la carga de poder demostrar, con documentos, la veracidad de los ingresos reportados y el cumplimiento de las disposiciones fiscales aplicables.
El concepto de contabilidad frente al deber de conservación documental
Una interpretación frecuente pero errónea consiste en asumir que no estar obligado a llevar contabilidad equivale a no estar sujeto a ningún tipo de formalidad; sin embargo, la contabilidad, entendida como un sistema organizado de registros contables respaldados documentalmente, se reserva a contribuyentes con mayores responsabilidades fiscales, como personas morales o personas físicas con actividades empresariales o profesionales.
Por otro lado, la conservación documental cumple una función distinta: Garantizar que cualquier ingreso o deducción pueda ser acreditado ante la autoridad fiscal si así se requiere. En este sentido, aunque un asalariado o una persona física que percibe intereses no lleve libros contables, sí está obligado a conservar constancias de retenciones, recibos de nómina, estados de cuenta y otros documentos relevantes que justifiquen la procedencia y monto de sus ingresos.
De este modo, la obligación no es llevar la contabilidad como tal, pero sí resguardar pruebas. Es un deber técnico, no contable, pero igualmente fiscalmente vinculante.
Una lectura sistemática y funcional del marco legal
A través de una interpretación sistemática —que considera las normas fiscales en conjunto— y funcional —que atiende a los fines perseguidos por la ley—, se entiende con claridad que el legislador no ha buscado excluir a las personas físicas de todo control documental. Más bien, ha optado por aligerarles la carga administrativa sin por ello reducir la capacidad del fisco de ejercer sus facultades de comprobación.
Bajo este enfoque, los contribuyentes del Título IV están exentos de llevar contabilidad formal, pero obligados a conservar la documentación que respalde sus actos fiscales. Esto incluye no solo los comprobantes de ingresos, sino también cualquier otro elemento que pudiera ser requerido en una auditoría o revisión. La conservación de estos documentos permite que, aun en ausencia de libros contables, la autoridad pueda verificar el cumplimiento de las obligaciones sustantivas del contribuyente.
Así, la simplificación administrativa no elimina la carga de prueba, sino que la transforma: ya no se trata de contar en libros, sino de conservar el papel.
Implicaciones prácticas para el contribuyente
En la práctica, esta obligación se traduce en la necesidad de una disciplina documental constante. Un trabajador que no conserva su recibo de nómina podría enfrentar dificultades para acreditar ingresos ante el SAT. Una persona física que recibe intereses, pero no guarda los estados de cuenta que los sustentan, podría ver comprometido su derecho a deducciones o a devoluciones de saldo a favor. Y lo mismo aplica para quienes reciben depósitos en cuenta sin contar con elementos que permitan justificar su origen fiscal.
Además, el propio Artículo 30 del CFF establece que la documentación debe conservarse por un plazo de cinco años, contados a partir del ejercicio siguiente a aquél en que se generó la obligación. Este periodo de prescripción opera como un mínimo legal, y su incumplimiento puede dar lugar a multas, presunciones fiscales en contra del contribuyente e incluso responsabilidad solidaria en ciertos casos.
Por ello, resulta fundamental que incluso aquellos contribuyentes que no se consideran obligados a llevar contabilidad formal desarrollen hábitos de archivo y conservación documental.
