Época de asambleas: Cuida los requisitos y las formalidades del caso

De acuerdo con la Ley General de Sociedades Mercantiles en su artículo 181, se debe convocar la Asamblea Ordinaria de Accionistas de una sociedad anónima por lo menos una vez al año dentro de los primeros cuatro meses del año con tal de tratar, al menos, los siguientes temas:

1. • Discutir, aprobar o modificar el informe de los administradores, tomando en cuenta el informe de los comisarios, y tomar las medidas que juzgue oportunas
   • En su caso, nombrar al Administrador o Consejo de Administración y a los Comisarios
   • Determinar los emolumentos correspondientes a los Administradores y Comisarios, cuando no hayan sido fijados en los estatutos

En ese sentido, el 30 de abril de 2024 es el límite del plazo legal a efectos de tomar las medidas previamente señaladas, aprobando igualmente los estados financieros del ejercicio 2023.

Requisitos de la asamblea ordinaria de accionistas
Con el fin de garantizar la validez de una asamblea ordinaria, se deben cuidar los siguientes requisitos:

1. • Deberá ser convocada a través del sistema electrónico de la Secretaría de Economía por el administrador, comisario, o la autoridad competente.
   • La convocatoria deberá contar con la orden del día, la firma del que convoca y lugar, día y hora de la asamblea.
   • Se deberá poner a disposición de los accionistas la información necesaria para emitir su voto.
   • La fecha de la convocatoria deberá ser al menos con la anticipación que fijen los estatutos, o en su defecto, quince días antes de la fecha señalada para la reunión.
   • Deberán tener sede en el domicilio social.
   • Con tal que las resoluciones tomadas en la asamblea ordinaria sean válidas, se deberá contar con el quórum de asistencia de por lo menos un 50% de las acciones y una resolución con mayoría relativa (mayoría de los asistentes).

Estos dos últimos puntos son particulares frente a la situación que puede enfrentar la sociedad alrededor de los cambios en la forma en que las empresas operan por la adopción generalizada de medios digitales.

¿Es posible realizar la asamblea ordinaria de accionistas en un lugar distinto al domicilio social?
Primeramente, hay que recurrir a la definición de domicilio social, puesto que es necesario distinguirlo del domicilio fiscal y del legal.

Sin ahondar en el tema, se establece lo siguiente:

1. • Domicilio fiscal es aquél local en donde se encuentre la administración principal del negocio (previsto en el Código Fiscal de la Federación, artículo 10, fracción II, inciso a).
   • El domicilio legal, es aquel lugar donde se halle establecida su administración [de la persona moral] (artículo 33, Código Civil Federal).

Por su parte, considerando el carácter de comerciante de una sociedad mercantil y en vista de la obligación de registrarse ante el Registro Mercantil (Registro Público de Comercio, en adelante RPC), de acuerdo con el Código de Comercio, es posible identificar un tercer tipo de domicilio, el domicilio social. Atendiendo a los formatos de registro y al marco jurídico del RPC, el domicilio social no es equiparable al domicilio fiscal o legal, los cuales se identifican con una calle y número particular. El domicilio social es la localidad (municipio) en que la sociedad fue constituida y por ende inscrita en el RPC.

En ese sentido, y de acuerdo con el Artículo 80 y 179 de la LGSM, los socios podrán celebrar asambleas fuera del domicilio social, siempre y cuando:

1. • la totalidad de los socios lo aprueben
   • exista la posibilidad de utilizar medios electrónicos, ópticos o de cualquier otra tecnología

Para dichas asambleas, en este caso, se deberá señalar en el acta de asamblea, el domicilio en el cual se llevó a cabo la asamblea respectiva.

Asimismo, el Artículo 179 señala además que no se entenderá que una Asamblea de Accionistas se realiza fuera del domicilio social por el sólo hecho de utilizarse medios electrónicos, ópticos o de cualquier otra tecnología.

¿Es posible hacerla en línea?
Sí, siempre y cuando la posibilidad de celebrar asambleas mediante uso de medios electrónicos, ópticos o de cualquier otra tecnología se establezca en los estatutos sociales, tanto para sociedades de responsabilidad limitada, como para las sociedades anónimas.

Si se añade la posibilidad de que las asambleas sean en línea, es posible que exista una participación híbrida, es decir que una parte de los asistentes estén en línea o presencial, “siempre y cuando la participación sea simultánea y se permita la interacción en las deliberaciones de una forma funcionalmente equivalente a la reunión presencial”.

En ese sentido, las sociedades mercantiles que hayan considerado esta situación en sus estatutos podrán realizar las asambleas ordinarias en línea.

Convoqué una asamblea ordinaria de accionistas, pero no cumplí el quórum de asistencia requerido ¿qué puedo hacer?
En el caso de sociedades anónimas, el artículo 191 de la LGSM prevé una segunda convocatoria. La segunda convocatoria tiene la particularidad de ser válida sin importar el número de acciones representadas (es decir, no tiene un quórum mínimo de asistencia). Las resoluciones tomadas seguirán basándose según la mayoría relativa (mayoría de los asistentes).

Además de los requerimientos necesarios para hacer una convocatoria de asamblea ordinaria, la segunda convocatoria tiene que:

1. • Expresar las circunstancias por las cuales se vuelve a convocar.
   • Contener exactamente la misma orden del día que la primera convocatoria.

La segunda convocatoria deberá anunciarse con la antelación indicada por los estatutos o quince días antes de la reunión.