La nómina informal: ¡Más cara que la formal!
La economía informal en México representa una parte significativa del mercado laboral. Según datos del Instituto Nacional de Estadística y Geografía (INEGI), cerca del 60% de la población ocupada se encuentra en condiciones de informalidad. Esto incluye a trabajadores que no están inscritos en el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS), lo que significa que no cuentan con acceso a servicios de salud, pensiones y otras prestaciones sociales que se ofrecen al estar afiliado en el instituto. La prevalencia de la economía informal se debe a múltiples factores, entre ellos la burocracia, la falta de incentivos fiscales y la percepción errónea de que es más barato para los empleadores no registrar a sus empleados en el IMSS.
Obligaciones del empleador
Según el Artículo 99 de la Ley del Impuesto sobre la Renta (LISR), los empleadores que realizan pagos por servicios subordinados tienen varias obligaciones fiscales que deben cumplir para asegurar el cumplimiento de las leyes fiscales y laborales en México.
En primer lugar, los empleadores deben efectuar las retenciones de impuestos establecidas en el Artículo 96 de la LISR. Esto implica retener el impuesto correspondiente a los salarios y demás prestaciones gravables de los empleados, asegurando que se cumpla con las obligaciones fiscales pertinentes.
Además, los empleadores están obligados a calcular el impuesto anual de los empleados conforme a lo estipulado en el Artículo 97 de la LISR. Este cálculo es fundamental para determinar el monto exacto de impuestos que cada empleado debe pagar al final del año fiscal. Otro requisito importante es la emisión y entrega de comprobantes fiscales a los empleados en la fecha en que se realiza el pago. Estos comprobantes sirven como constancia de pago y son necesarios para efectos de la legislación laboral.
Los empleadores también deben solicitar, según el artículo 27 y 29 del Código Fiscal de la Federación (CFF), a los empleados las constancias y comprobantes correspondientes dentro del mes siguiente al inicio del servicio y asegurarse de que estén inscritos en el Registro Federal de Contribuyentes (RFC).
Estas obligaciones fiscales son esenciales para garantizar una correcta retención y pago de impuestos, así como para formalizar y registrar adecuadamente a los empleados ante las autoridades fiscales en México.
Percepción errónea
Existe una idea arraigada en el empresariado mexicano basada en la premisa de que mantener una nómina informal es más barato porque evitan los costos asociados con las cuotas patronales del IMSS; sin embargo, esta percepción es errónea.
En primer lugar, está la falta de deducción fiscal. Las contribuciones al IMSS son deducibles de impuestos. Al no registrar a los empleados en el IMSS, las empresas pierden la oportunidad de deducir estos gastos, lo que resulta en una base gravable más alta y, por ende, en un mayor pago de impuestos. Si bien las cuotas patronales al IMSS representan un costo adicional al salario, este se ve compensado por la reducción en la carga fiscal debido a las deducciones permitidas.
No sobra mencionar que la nómina informal es ilegal. Los empleadores que son descubiertos manejando una nómina informal pueden enfrentar multas significativas, así como el pago retroactivo de las cuotas no aportadas al IMSS. Estos costos pueden ser mucho más elevados que las cuotas que intentaron evadir inicialmente, pues vendrán incrementadas con actualización inflacionaria, recargos y multas.
Por último, está el impacto en la productividad y la moral laboral, ya que los trabajadores informales carecen de acceso a servicios de salud, seguridad social y otros beneficios, lo que puede afectar su productividad y moral. Empleados con prestaciones suelen ser más leales y productivos, lo que a largo plazo beneficia a la empresa.
Deducibilidad de la nómina
Al cumplir con sus obligaciones fiscales, los empleadores pueden beneficiarse al deducir los pagos de sueldos, siempre que se cumplan una serie de requisitos legales.
Según el Artículo 27 de la Ley del Impuesto sobre la Renta (LISR), para que los pagos de sueldos sean deducibles, los pagos deben constituir ingresos en términos del Capítulo I del Título IV de la LISR y estar respaldados por comprobantes fiscales emitidos conforme al CFF (Artículos 29, 29-A). Además, es necesario cumplir con las obligaciones de retención y deducción del impuesto local por salarios y por la prestación de servicios personales independientes, según lo establecido en el artículo 99, fracciones I, II, III y V de la Ley del ISR. Asimismo, se deben seguir las disposiciones que regulan el Subsidio para el Empleo y asegurar la inscripción de los trabajadores en el IMSS cuando sea obligatorio, conforme a las leyes de seguridad social.
Cumplir con estos requisitos garantiza que las deducciones sean válidas y aceptadas por las autoridades fiscales.
Costos reales
En la tabla presentada a continuación, se muestran los costos asociados a una nómina formal, con el cumplimiento del registro del trabajador en las instituciones de seguridad social, destacando los costos reales en los que incurre el empleador y los porcentajes correspondientes:
| Concepto | Porcentaje |
| Sueldos y salarios | 100% |
| Impuesto estatal sobre nómina | De 2 a 4.25%, según el Estado |
| Cuota obrera de seguridad social | Oscila de un 18 a 25%, según el patrón |
| Costo total de la nómina formal | Hasta 129.25% |
Como puede apreciarse, considerando una base de 100% de costo integrada únicamente por sueldos y salarios (incluyendo prestaciones), los costos aproximados adicionales al formalizar una nómina, incluirían a los impuestos estatales sobre nóminas, así como el costo adicional de la cuota patronal de seguridad social. En total, la erogación adicional para el patrón puede representar de un 20 a 29.25% adicional sobre el valor de la nómina, probablemente más según las caracerísticas particulares del patrón.
Este es precisamente el costo al que los patrones le rehúyen, considerando coma en ocasiones, que es demasiado caro o hasta insostenible.
No obstante, en esa aseveración no se está incluyendo el efecto de las deducibilidad de la nómina, el cual no se tiene cuando la nómina es informal.
Beneficios de formalizar la nómina
A continuación, se analizan algunos de los beneficios de tener una nómina formal.
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- Reducción de la Carga Fiscal: Al formalizar a los empleados y pagar las cuotas al IMSS, las empresas pueden deducir estos gastos, lo que reduce su base gravable y, por ende, sus impuestos. Esto significa que, aunque se pague más en cuotas al IMSS, el ahorro en impuestos puede compensar este gasto, e incluso generar un ahorro neto.
- Acceso a Créditos y Apoyos Gubernamentales: Las empresas formales tienen mayor acceso a créditos y apoyos gubernamentales, lo cual puede ser crucial para el crecimiento y la sostenibilidad del negocio. Además, la formalización puede mejorar la imagen de la empresa y su relación con otras entidades y clientes.
- Mejora en la Competitividad y Sostenibilidad: Las empresas que operan de manera formal pueden competir en mejores condiciones y asegurar su sostenibilidad a largo plazo. La formalización contribuye a un entorno de negocios más equitativo y transparente.
Ejercicio
A continuación, se presentará un ejercicio detallado para demostrar el ahorro que una empresa puede obtener al formalizar la nómina de sus empleados. Este ejercicio ilustra cómo la deducción tanto de la nómina como de las contribuciones al IMSS pueden reducir significativamente la carga tributaria de la empresa, superando los costos iniciales de formalización.
Desarrollo
Una compañía paga mensualmente una nómina de 100,000 pesos, y no ha procedido a formalizar su relación laboral con los mismos ante las autoridades competentes, omitiendo tanto su registro como su regularización en el IMSS.
Para efectos de esta ilustración, se considera un costo de cuotas patronales de 20% adicionales a los salarios, y un impuesto sobre nóminas del 3%.
Es importante resaltar que la regularización de la situación laboral de los colaboradores y el cumplimiento de las obligaciones fiscales y de seguridad social correspondientes conlleva la deducibilidad total de la nómina.
| CONCEPTO | INFORMAL | FORMAL | DIFERENCIA | |
| Nómina | 100,000.00 | 100,000.00 | ||
| + | Cuota patronal e impuesto sobre nómina | – | 23,000.00 | |
| = | Total de erogaciones relativas a nómina | 100,000.00 | 123,000.00 | 23,000.00 |
| Ingresos | 200,000.00 | 200,000.00 | ||
| – | Deducciones | – | 123,000.00 | |
| = | Utilidad | 200,000.00 | 77,000.00 | |
| x | Tasa de ISR | 30% | 30% | |
| = | ISR | 60,000.00 | 23,100.00 | – 36,900.00 |
| ANÁLISIS DE FLUJO | ||||
| Entradas | 200,000.00 | 200,000.00 | ||
| – | Salidas | 100,000.00 | 123,000.00 | |
| – | ISR | 60,000.00 | 23,100.00 | |
| = | Neto | 40,000.00 | 53,900.00 | – 13,900.00 |
Como puede apreciarse, este cumplimiento normativo resulta en un ahorro del 13.90% en impuestos. Estas cifras ilustran no solo la importancia de la regularización laboral, sino también los beneficios financieros sustanciales asociados para la empresa.
Lo anterior demuestra que resulta más costoso tener una nómina informal que una en regla, pues la que no está formalizada no se puede deducir, y esto representa un costo adicional para los patrones, sin mencionar la intranquilidad que un esquema de este tipo puede producir tanto en el patrón como en los trabajadores.
Prácticas ilegales
Existen quienes, para amparar la deducción de la nómina, recurren a prácticas ilegales como la compra de facturas o la utilización de esquemas que no sólo afectan los derechos de los trabajadores, sino que ponen en riesgo la continuidad del negocio ya que puede ser objeto de acciones de cobro por parte de las distintas autoridades fiscales, de seguridad social y laborales.
Cultura Empresarial
Para cambiar la perspectiva sobre la nómina informal, es importante que las autoridades, junto con los grupos empresariales, implementen campañas de sensibilización y educación dirigidas a los empleadores. Estas campañas deben destacar los beneficios fiscales y legales de la formalización de la nómina, demostrando cómo esta práctica no solo cumple con la ley, sino que también mejora la eficiencia fiscal y la competitividad empresarial a largo plazo.
No se puede omitir que la burocracia y los costos asociados a la formalización son grandes obstáculos. Para superar esto, el gobierno y las autoridades deben simplificar trámites y reducir costos. Esto implica digitalizar procesos, eliminar pasos innecesarios y crear ventanillas únicas para trámites. La simplificación no solo facilitará la formalización, sino que también aliviará la carga para las empresas, permitiéndoles enfocarse en su crecimiento.
Consideraciones adicionales de la formalización
También se debe tener presente que al registrar a los trabajadores tanto en el RFC como en el IMSS, estos serán sujetos de ciertas retenciones de impuestos y de cuotas obreras, lo que incidirá en el monto neto a recibir por parte del trabajador. Por tanto, es imprescindible establecer un diálogo abierto y honesto con los trabajadores para alcanzar un acuerdo que minimice el impacto de esta nueva carga fiscal.
Para abordar esta situación, se pueden considerar dos estrategias principales. La primera consiste en aumentar los salarios de los empleados, de manera que el incremento cubra el monto adicional que deberán pagar en impuestos. Esta medida asegura que los trabajadores no vean reducido su ingreso neto y, por lo tanto, no experimenten una disminución en su poder adquisitivo.
La segunda estrategia implica educar y sensibilizar a los empleados acerca de la nueva estructura fiscal. Es fundamental explicarles que, aunque habrá una deducción adicional en sus ingresos debido a los impuestos, esta formalización de la nómina conlleva beneficios significativos. Entre estos beneficios se incluyen el acceso a servicios de seguridad social, derechos laborales más sólidos y la posibilidad de acceder a créditos y financiamientos, entre otros.
Ambas estrategias no son excluyentes y pueden ser implementadas de manera complementaria. Por un lado, el incremento salarial puede ser una solución temporal mientras los empleados se adaptan al cambio. Por otro lado, la concientización y la educación financiera deben ser continuas, para que los trabajadores comprendan y valoren los beneficios a largo plazo de estar formalmente registrados ante el SAT.
