Plazo para conservar la contabilidad y documentación de soporte

El plazo para conservar la contabilidad se encuentra estipulado en el Código Fiscal de la Federación (CFF) en su Artículo 30 tercer párrafo, señalándose que este plazo es de 5 años, contado a partir de la fecha en la que se presentaron o debieron haberse presentado las declaraciones con ellas relacionadas.

Esto no significa que esos 5 años son exactamente los que se deba de conservar la información, pues el mismo ordenamiento señala que tratándose de la contabilidad y de la documentación correspondiente a actos ‘cuyos efectos fiscales se prolonguen en el tiempo’, el plazo de referencia comenzará a computarse a partir del día en el que se presente la declaración fiscal del último ejercicio en que se hayan producido dichos efectos.

Lo anterior significa que, por ejemplo, si el contribuyente hubiese disminuido una pérdida fiscal, se tendrá que conservar la información con la que se compruebe la obtención de esa pérdida, por todos los años en que esa pérdida sea aplicable, y una vez que la misma se haya aplicado o hubiera prescrito, comenzará a computarse el plazo de cinco años.

La obligación de conservar la contabilidad se encuentra regulada no solamente por disposiciones fiscales, sino también por normas mercantiles. A continuación se explican.

Normas mercantiles
En el área mercantil se encuentra el Código de Comercio (CC), el cual regula las actividades ordinarias que realiza una empresa mercantil, desde el sistema de contabilidad adecuado, hasta la manera en que se tendrán que realizar los registros de las cuentas.

El Artículo 38 del CC establece que “el comerciante deberá conservar, debidamente archivados, los comprobantes originales de sus operaciones, de tal manera que puedan relacionarse con dichas operaciones y con el registro que de ellas se haga, y deberá conservarlos por un plazo mínimo de diez años”.

Por lo anterior, aun cuando para efectos fiscales alguna documentación pueda conservarse únicamente por 5 años, atendiendo a lo establecido en la legislación mercantil, estos documentos deben ser conservados por un plazo de 10 años.

Normas fiscales
Las personas físicas y morales tienen como obligación la conservación de su contabilidad durante un periodo determinado, y en el caso de que no se esté obligado a llevar contabilidad deben conservar la documentación relacionada con el cumplimiento de las disposiciones fiscales.

Para los efectos fiscales se entiende que la Contabilidad se integra por:

1. • Libros
   • Sistemas y registros contables
   • Papeles de trabajo
   • Estados de cuenta
   • Cuentas especiales
   • Registros sociales
   • Control de inventarios y método de valuación
   • Discos, cintas y medios de almacenamiento de datos
   • Equipos y sistemas electrónicos de registro fiscal y sus registros
   • Máquinas registradoras de comprobación fiscal y sus registros (en su caso)
   • Documentación  comprobatoria de los asientos respectivos
   • Comprobantes de haber cumplido con las disposiciones fiscales

Esta documentación debe conservarse desde que se inicien las actividades y durante un plazo de cinco años computados en los términos indicados anteriormente.

Cabe mencionar que existen algunas consideraciones adicionales en cuanto a los plazos para la conservación de la documentación. Al respecto, el Artículo 30 del CFF señala lo que a continuación se explica.

Documentación con efectos prolongados en el tiempo
Un ejemplo del alargamiento del plazo seria el de un activo fijo que se deprecia en varios años. En este caso, la factura debe conservarse por cinco años posteriores al año en que se terminó de depreciar el bien, y si esa depreciación generó una pérdida, deberá conservar la documentación durante los ejercicios posteriores en que esa pérdida fue siendo amortizada.

Documentación de recursos o juicios
Cuando se trate de documentación relacionada con la interposición de algún recurso o juicio, el plazo para conservarlase computará a partir de la fecha en la que  quede firme la resolución que ponga fin a estos.

Actas, contratos y declaraciones de impuestos
En el tercer párrafo del artículo 30 se incluye la obligación de conservar, por todo el tiempo en el que subsista la sociedad o contrato, los siguientes documentos:

1. • Actas constitutivas de las personas morales
   • Contratos de asociación en participación
   • Actas en las que se haga constar el aumento o la disminución del capital social, la fusión o la escisión de sociedades
   • Constancias que emitan o reciban las personas morales en los términos de la Ley del Impuesto sobre la Renta al distribuir dividendos o utilidades,
   • Información necesaria para determinar los ajustes a las pérdidas y costos de acciones
   • Declaraciones de pagos provisionales y del ejercicio, de las contribuciones federales

Documentos con FIEL o Sello Digital
Los documentos con la firma electrónica avanzada así como los de sello digital se deberán de conservar en los mismos términos que los demás documentos mencionados anteriormente, según sea el caso.

Por ello es muy importante que cuando se remplacen las firmas electrónicas ya sea por motivo de revocación o de simple renovación, no se eliminen los archivos de las firmas inhabilitadas o vencidas, ya que de lo contrario se estará incumpliendo con estas disposiciones.