Todo sobre la inscripción, suspensión y reanudación de trabajadores en el RFC

Desde años atrás, se ha abordado el tema de la obligación que tienen los patrones de dar aviso al Registro Federal de Contribuyentes (RFC) de las altas y bajas de los trabajadores con quienes inician o terminan una relación laboral, según sea el caso.

Con la publicación, el año pasado, de la Resolución Miscelánea Fiscal para 2024, se hace una reforma trascendente a la Regla Miscelánea 2.4.6., modificación que indica que el patrón no solamente está obligado a hacer la inscripción o la suspensión, sino también la reanudación de trabajadores en el RFC se deberá presentar por el patrón, a través de la ficha de trámite 75/CFF “Aviso de suspensión/reanudación de actividades de asalariados”, respectivamente, contenidas en el Anexo 1-A”.

Cabe destacar que esta obligación no es nueva, ha estado prevista en la normatividad fiscal desde hace algunos años, pero se debe reconocer que en la práctica ha sido poco observada.

Obligaciones
Para realizar este análisis es necesario iniciar revisando las obligaciones marcadas en los distintos ordenamientos, ya que los patrones enfrentan tres obligaciones en materia de RFC que se pueden categorizar como:

1. • Inscripción: Cuando el trabajador nunca ha sido inscrito en el RFC.
   • Reanudación: Cuando el trabajador ya está inscrito en el RFC pero es contratado por el patrón.
   • Suspensión: Cuando se termina la relación laboral.

A continuación, se profundiza sobre cada una de ellas.

Inscripción en el RFC
El Código Fiscal de la Federación (CFF) establece en su Artículo 27, Apartado B, fracción VII, la obligación para los patrones de solicitar la inscripción de los contribuyentes a los que se realicen los pagos por salarios y asimilados, así como proporcionar correo electrónico y número telefónico de los mismos, o bien, los medios de contacto que determine la autoridad fiscal a través de reglas de carácter general.

En este mismo sentido, el Artículo 26 del Reglamento del CFF señala que las personas que obtengan ingresos por salarios y asimilados, deberán proporcionar a sus empleadores los datos necesarios para su inscripción en el RFC. También se aclara que “en el caso de que ya se encuentren inscritas en dicho registro, deberán comprobarles (a los patrones) esta circunstancia”. Cuando el contribuyente no tenga el comprobante de su inscripción, éste o su empleador podrán solicitarlo ante la autoridad fiscal competente.

Hasta aquí, se tiene que el patrón tiene la obligación de inscribir en el RFC a los trabajadores que contrate, o a quienes le efectúe pagos por asimilados a salarios, salvo que el trabajador o la persona que recibe el pago ya se encuentre inscrita en el Registro.

Reanudación en el RFC
El Artículo 29 del Reglamento del CFF establece, entre varios tipos de avisos al RFC, la obligación de presentar los correspondientes a suspensión o reanudación de actividades. En este sentido, y en correlación con el referido artículo, el Artículo 30 del mismo ordenamiento señala, a la letra:

1. • Los avisos de suspensión y reanudación de actividades se presentarán en los siguientes supuestos:

(…)

1. • b) De reanudación, cuando el contribuyente después de estar en suspensión de actividades que den lugar a la presentación de declaraciones periódicas, vuelva a iniciar alguna actividad económica o tenga alguna obligación fiscal periódica de pago, por sí mismo o por cuenta de terceros.

Las personas que efectúen los pagos a que se refiere el Capítulo I del Título IV de la Ley del Impuesto sobre la Renta, deberán presentar el aviso a que se refiere este inciso por los contribuyentes a quienes realicen dichos pagos y que en el registro federal de contribuyentes se encuentren en suspensión de actividades;

De lo anterior se desprende que el aviso de reanudación debe presentarse por aquellos trabajadores que inicien una relación laboral con el patrón, que ya se encuentren inscritos en el RFC, pero se encuentran en suspensión de actividades.

El problema que se presenta en la práctica es que no está regulada la obligación del trabajador de informar al nuevo patrón si se encuentra suspendido o activo, y aunque se pensara que lo más natural y coherente es que el trabajador lo informe, sucede que en la gran mayoría de los casos el trabajador no tiene manera de saber cuál es su estatus en el RFC, pues todo depende de que el patrón anterior hubiera presentado su aviso de suspensión, lo cual resulta bastante incierto.

Entonces, en la práctica los patrones se enfrentan a la problemática de que, al contratar a un trabajador que ya cuenta con RFC, no necesariamente se conoce si su estatus es de activo o suspendido.

Por supuesto, ni el trabajador ni el patrón están impedidos para verificar esta situación directamente consultando los datos del RFC del trabajador a través de las herramientas digitales que provee el Servicio de Administración Tributaria (SAT); sin embargo, en la práctica esta tarea resulta de suma complejidad y burocracia, por lo que no siempre es una medida de fácil implementación.

Cabe destacar que en la página de Internet del SAT, específica en donde se presenta el trámite de reanudación (https://www.sat.gob.mx/tramites/12378/presenta-el-aviso-de-suspension-y-reanudacion-de-actividades-de-tus-trabajadores-%28asalariados%29#), se señala que el trámite es ‘para nuevas contrataciones’, y ya no discrimina entre si están suspendidos o no. Por supuesto, que técnicamente lo que se establece en la página de Internet del SAT no es ley, pero también es de todos conocido que ahí se plasman los criterios bajo los cuales se guía la autoridad.

En ese mismo sentido, en la página referida anteriormente se plasma la siguiente pregunta frecuente:

¿Debo presentar aviso de suspensión y reanudación de trabajadores cuando contrato un trabajador?
Sí, ya que la obligación es tuya como patrón o pagador, de conformidad con artículo 27, quinto párrafo del Código Fiscal de la Federación y el artículo 30, fracción IV, inciso a) segundo párrafo de su Reglamento.

Por su parte, la ficha de trámite 75/CFF señala que el trámite se presenta ‘En el caso de reanudación, dentro del mes siguiente a aquel en que el asalariado preste los servicios al patrón y que en el RFC se encuentre en suspensión de actividades’.

De este análisis se puede concluir que, si bien no está estipulado técnicamente como obligación el presentar un aviso de reanudación en el RFC cuando el trabajador no se encuentra suspendido, todo indica que una práctica sana es, precisamente, presentar dicho aviso para evitar cualquier contingencia. Ya será tarea de cada patrón definir los mecanismos y medios que sean más convenientes y prácticos para cumplir con estas obligaciones.

Suspensión en el RFC
El Artículo 29 del Reglamento del CFF ya citado, establece también la obligación de presentar los avisos de suspensión de actividades, y en correlación con ello, el Artículo 30 del mismo ordenamiento señala, a la letra:

1. • Los avisos de suspensión y reanudación de actividades se presentarán en los siguientes supuestos:
   • a) De suspensión, cuando el contribuyente persona física interrumpa todas sus actividades económicas que den lugar a la presentación de declaraciones periódicas, siempre que no deba cumplir con otras obligaciones fiscales periódicas de pago, por sí mismo o por cuenta de terceros.

Las personas que efectúen los pagos a que se refiere el Capítulo I del Título IV de la Ley del Impuesto sobre la Renta, deberán presentar el aviso señalado en el párrafo que antecede por los contribuyentes a quienes hagan dichos pagos, cuando éstos les dejen de prestar los servicios por los cuales hubieran estado obligados a solicitar su inscripción, computándose el plazo para su presentación a partir del día en que finalice la prestación de servicios.

Esta disposición resulta bastante clara al obligar al patrón a presentar el aviso de suspensión en el RFC cuando el trabajador deje de laborar para él.

Una de las preocupaciones que resultan al realizar ese trámite es qué sucede si el trabajador se encuentra laborando para otro patrón, y que el aviso de baja pueda afectar su status con ese otro patrón. Al respecto en 2023 se le hizo precisamente este planteamiento al SAT a través del programa de síndicos, y la respuesta fue la siguiente:

El SAT antes de realizar el trámite solicitado valida las características fiscales del asalariado entre ellas: situación fiscal y régimen; además, verifica si este cuenta con CFDI de nómina emitida por un empleador distinto al que solicitó el trámite u otra actividad distinta, en cuyo caso, no se considera procedente el trámite.

Como puede verse, lo que dice el SAT es que antes de proceder con la suspensión, se verifica si ya está inscrito y ‘activo’ y, en su caso, simplemente no dan trámite a la solicitud.

Plazo para presentación de avisos
De acuerdo con lo establecido en los artículos 23 y 29 del Reglamento del CFF, los avisos se deberán presentar dentro del mes siguiente a aquél en que se actualice el supuesto jurídico o el hecho que lo motive.

Trámites
A continuación, se explican los trámites a realizar para cada uno de los supuestos.

Inscripción
El registro de los trabajadores en el RFC se hace a través de la página de Internet del SAT conforme a lo establecido en la ficha 40/CFF “Inscripción al RFC de trabajadores”.

» Trabajadores no inscritos
Ahora bien, para aquellos trabajadores que nunca han sido inscritos en el RFC, los datos requeridos para llenar el trámite son los siguientes:

1. • Clave CURP del trabajador
   • Nombre completo del asalariado
   • Fecha de ingreso del asalariado
   • Tipo de ingreso ingresos del asalariado según monto
   • Clave en el RFC del patrón
   • Correo electrónico del trabajador o del patrón
   • Número telefónico a diez dígitos del trabajador o del patrón

Inmediatamente después de haber enviado la Ficha 40/CFF el empleador recibirá un comprobante de envío de la solicitud. Tras haberse cumplido el trámite, es obligación del empleador, en términos del artículo 26 del RCFF, proporcionar a sus empleados el comprobante de inscripción y la copia de la solicitud dentro de siete días de haberse presentado la solicitud.

El SAT cuenta con un plazo de 10 días para responder o, en su caso, para requerir más información.

Este trámite se realiza en la siguiente dirección: https://www.sat.gob.mx/tramites/29903/inscribe-a-tus-trabajadores-en-el-rfc

» 5 trabajadores o más
En caso de que la inscripción conste de cinco o más trabajadores, se puede utilizar el servicio gratuito de inscripción “Programa inscripciones masivas exprés”, disponible en la siguiente dirección de Internet: https://www.gob.mx/sat/acciones-y-programas/programa-inscripciones-masivas-expres

Para usar este servicio se deben seguir lo siguientes pasos, tal como están establecidos en la página del SAT:

1. • Generar el archivo de sus trabajadores con medios propios o a través del aplicativo RU-Electrónico.
   • Solicitar el trámite de inscripción y adjuntar el archivo generado en el punto anterior
   • Consultar el estatus y el resultado del trámite realizado

En este caso también es obligatorio entregar al trabajador sus constancias respectivas.

» Un trabajador
Aunque no hay limitante para inscribir a un sólo trabajador en la modalidad anterior, se debe aclarar que en la práctica, cuando se trata de un solo trabajador, el trámite puede hacerse de forma personal a través de Internet en la página https://www.gob.mx/tramites/ficha/inscripcion-al-rfc-de-personas-fisicas/SAT128, o bien, acudiendo el trabajador personalmente a las oficinas del SAT.

Para esto, se siguen las indicaciones de la ficha “39/CFF Solicitud de inscripción en el RFC de personas físicas”.

Si se trata de un menor de edad, mayor de 16 años, debe seguirse lo establecido en la ficha “160/CFF Solicitud de inscripción en el RFC de personas físicas menores de edad a partir de los 16 años”. Los menores de 16 años legalmente no tienen permitido tener una relación subordinada de trabajo.

Suspensión o reanudación
Para realizar este trámite se deberá presentar la ficha 75/CFF “Aviso de suspensión/reanudación de actividades de asalariados”. Esta ficha se presenta por el empleador y para su llenado se requieren los siguientes datos:

1. • Clave de RFC del asalariado
   • Clave CURP del asalariado
   • Nombre completo del asalariado
   • Fecha de suspensión o reanudación
   • Clave RFC del patrón
   • Tipo de ingreso ingresos del asalariado según monto

Multas y sanciones
El Artículo 79, fracción II, del CFF tipifica como infracción “no presentar solicitud de inscripción a nombre de un tercero cuando legalmente se esté obligado a ello o hacerlo extemporáneamente, salvo cuando la solicitud se presente espontáneamente”, y la sanciona con una multa de $4,480.00 a $13,430.00.

En materia de sanciones es importante tener presente que el Artículo 110, fracción I, del CFF establece que se impondrá sanción de tres meses a tres años de prisión, a quien omita solicitar su inscripción o la de un tercero en el registro federal de contribuyentes por más de un año contado a partir de la fecha en que debió hacerlo.

Como puede apreciarse, las penalidades son altas por la omisión de la inscripción de un trabajador.

Bajas pendientes de años anteriores
En días recientes, a través del programa de síndicos del contribuyente, el Servicio de Administración Tributaria (SAT) informa que, de conformidad con la Regla Miscelánea 2.4.6., aquellos patrones que hubieran realizado el alta masiva de trabajadores mediante la página de Internet de la autoridad deben presentar los avisos de suspensión en el RFC de los trabajadores que hayan causado baja, aun y cuando la terminación de la relación laboral se hubiera dado en ejercicios anteriores a 2024. Esto, porque en las bases de datos de la autoridad persiste el registro de la inscripción como trabajador de ese patrón.