Prepárate para los eventos climatológicos: Protege del desastre a tu firma
La temporada de huracanes 2025 en México oficialmente arrancó el 15 de mayo en el Pacífico y el 1 de junio en el Atlántico, y culminará el 30 de noviembre. Actualmente, se pronostica la llegada de varios sistemas tropicales, con fuertes lluvias y vientos en varias regiones del país. Las condiciones de riesgo continuarán en los próximos meses, por lo que toda práctica profesional o cualquier empresa debe prepararse ante la posibilidad de grandes afectaciones.
Esto hace necesario preparar un plan para asegurar la integridad de los documentos y registros de tu práctica profesional, de tus clientes, y de tus efectos personales.
Planear con anticipación a un desastre puede ayudar a recuperarse con éxito de la destrucción que uno de estos fenómenos meteorológicos puede dejar a su paso. Los siguientes consejos pueden ayudarte a hacer ese plan:
Importancia de planear con anticipación
Contar con un plan anticipado permite:
- Asegurar integridad de documentos: tanto electrónicos como físicos.
- Minimizar interrupciones operativas.
- Facilitar recuperación contable y legal, tanto para tu práctica como para tus clientes.
Recomendaciones para proteger documentos y registros
Estas son algunas recomendaciones para la protección de documentos y registros.
- Digitalización integral
- Aprovecha plataformas bancarias y sistemas financieros online, pero no asumas que conservan todos los años. Si detectas limitaciones, descarga y archiva documentos adicionales.
- Escanea todo documento sin versión electrónica, en especial:
- Documentos tributarios y declaraciones.
- Pólizas de seguro, actas y escrituras.
- Identificaciones, pasaportes, títulos profesionales.
- Contratos, permisos y licencias.
- Evidencias de firmas y claves electrónicas.
- Almacenamiento seguro y redundante
- Dispositivos físicos: usa discos duros externos o USB, resguardados en contenedores resistentes al agua, lejos de documentos impresos.
- Copia en la nube: el almacenamiento online reduce el riesgo de pérdida. Ideal combinarlo con otro dispositivo físico.
- Cajas o archivadores impermeables: para documentos en papel que no puedan digitalizarse. Invierte en cajas resistentes al agua o fuego.
- Registro visual de activos
- Fotografía o video de bienes muebles e inmuebles, guardados en la nube para reclamaciones de seguros.
- Preparativos energéticos
- Mantén cargados dispositivos electrónicos y equipo de respaldo si prevés cortes eléctricos prolongados.
- Asegura combustible suficiente en vehículos ante desabasto post-desastre.
- Ten a mano linterna y radio portátil a baterías para mantenerte informado.
- Plan de continuidad y evacuación
- Define una base alterna de trabajo segura y funcional.
- Establece un plan de evacuación o resguardo, y realiza simulacros con tu equipo y familia.
Pasos adicionales recomendados
- Revisa tus pólizas: asegúrate de que incluyan cobertura por daños, interrupción de negocio, y verifica los límites.
- Documenta gastos asociados: guarda recibos de limpieza, reparaciones, alquiler de equipo, y contrato de mano de obra.
- Registra reclamaciones de seguro: lleva un control detallado de las fechas y monto esperado.
- Adecúa flujos contables: reporta pérdidas por deterioro y procede a ajustes contables de activos y pasivos.
- Divulga impacto: emite los reportes en MD&A (Análisis y Discusión de la Administración) o notas al pie si los impactos son cuantitativamente significativos
- Revisa fechas de corte en estados financieros: si el evento ocurre cerca de cierre, las normas de eventos posteriores aplican (ASC 855)
