Obligación de conservar documentación relativa al capital social

El Artículo 30 del Código Fiscal de la Federación (CFF) vigente en 2012 establecía que la documentación relacionada con las actas de aumento o disminución de capital social, las declaraciones de pagos provisionales y del ejercicio, así como la información necesaria para realizar los ajustes previstos en los Artículos 24 y 25 de la Ley del Impuesto sobre la Renta (ISR), debía conservarse por todo el tiempo en que subsistiera la sociedad.

Esta obligación excede el plazo general de cinco años aplicable a la contabilidad, dado que los actos relativos al capital social producen efectos fiscales de carácter continuado. En consecuencia, los documentos que acreditan las aportaciones, reducciones o capitalizaciones no pueden eliminarse, ya que sirven para determinar la situación fiscal de la empresa a lo largo de toda su existencia.

Integración de la Cuenta de Capital de Aportación
El Artículo 89, párrafos décimo y décimo primero, de la Ley del ISR vigente en 2012, disponía que las adiciones a la Cuenta de Capital de Aportación (CUCA) por aumentos de capital debían registrarse en el momento en que los conceptos correspondientes fueran efectivamente pagados. Esto implica que toda aportación debe estar respaldada por documentación comprobatoria del pago real o, en su caso, del origen de los pasivos que se capitalicen.

Por tanto, la sociedad tiene la carga de demostrar que los recursos aportados provienen de operaciones legítimas y que fueron efectivamente destinados al incremento del capital social. Esta información no solo sustenta la adición a la CUCA, sino que también es determinante para distinguir entre una aportación de capital genuina y una operación simulada o irregular que pueda generar consecuencias fiscales adversas.

Justificación del deber de conservación indefinida
La obligación de conservar indefinidamente la documentación relativa al capital social deriva de que los aumentos o disminuciones de capital tienen efectos fiscales que se prolongan en el tiempo. Estos actos impactan la determinación de la CUCA, la distribución de utilidades, la reducción de capital, y, en su momento, la liquidación de la sociedad.

Mientras la persona moral continúe existiendo, subsiste la posibilidad de que la autoridad fiscal requiera verificar el origen y el monto de las aportaciones, así como la corrección de los saldos registrados en la CUCA. Por tanto, la conservación documental tiene una finalidad probatoria permanente, vinculada al principio de certeza y transparencia fiscal.

Alcances fiscales y operativos
Desde el punto de vista práctico, esta disposición obliga a las sociedades a mantener archivos organizados y verificables que contengan:

• Actas notariales de aumentos o disminuciones de capital.
• Comprobantes de transferencias bancarias, recibos o documentos que acrediten el pago efectivo.
• Contratos o convenios de capitalización de pasivos.
• Registros contables y estados financieros en los que se reflejen los movimientos de capital.

La falta de documentación suficiente puede ocasionar que, ante una revisión fiscal, la autoridad desconozca la naturaleza de las aportaciones y determine que los reembolsos o reducciones de capital constituyen distribuciones de dividendos gravadas, generando la obligación de pagar el impuesto correspondiente.

Efectos fiscales prolongados y seguridad jurídica
El tratamiento fiscal del capital social refleja la necesidad de trazabilidad en las operaciones societarias. Cada aportación, desde su origen, conserva relevancia hasta el momento del último reembolso a los accionistas, ya que influye en la determinación de la CUCA y en la definición de si un pago constituye devolución de capital o distribución de utilidades.

La conservación documental durante toda la existencia de la sociedad es, por tanto, una garantía de seguridad jurídica tanto para el contribuyente como para la autoridad, pues permite acreditar la legitimidad de los recursos y evitar interpretaciones erróneas o determinaciones fiscales indebidas.

Conclusión
La normativa fiscal de 2012 establecía un régimen de conservación documental permanente para los actos relacionados con el capital social, en reconocimiento de su naturaleza prolongada y trascendencia fiscal. Las aportaciones al capital y su incorporación a la CUCA generan efectos que perduran durante toda la vida de la sociedad, lo que justifica que los documentos que las respalden se conserven mientras esta subsista.

Este principio asegura la integridad del historial fiscal de la empresa, preserva la certeza en la determinación de los saldos de capital, y garantiza que los movimientos societarios mantengan plena validez jurídica y fiscal ante cualquier revisión o eventual liquidación.

Tesis
Así lo ha determinado el Pleno Jurisdiccional de la Sala Superior del Tribunal Federal de Justicia Administrativa, en jurisprudencia publicada en la Revista de octubre de 2025, que se reproduce a continuación.

CÓDIGO FISCAL DE LA FEDERACIÓN

IX-P-SS-482

CONTABILIDAD.- TIEMPO EN QUE DEBE CONSERVARSE TRATÁNDOSE DE LA INFORMACIÓN RELACIONADA CON LAS MODIFICACIONES DEL CAPITAL SOCIAL DE LAS PERSONAS MORALES.- El artículo 30 del Código Fiscal de la Federación vigente en el 2012, refiere que tratándose de la documentación relacionada a las actas en las que se haga constar el aumento o la disminución del capital social, así como de la información necesaria para determinar los ajustes a que se refieren los artículos 24 y 25 de la Ley del Impuesto sobre la Renta, así como de las declaraciones de pagos provisionales y del ejercicio, de las contribuciones federales, deberá conservarse por todo el tiempo en el que subsista la sociedad. Ahora bien, el artículo 89, párrafos décimo y décimo primero de la Ley del Impuesto sobre la Renta vigente en 2012, expresamente establece que las adiciones a la cuenta de capital de aportación por aumentos de capital, se agregarán en el momento en el que los conceptos por dicho aumento se paguen; entonces, dichas aportaciones deben encontrarse soportadas con la documentación que demuestre el efectivo pago de las mismas, así como el origen de los pasivos que se capitalicen, para la correcta adición a dicha cuenta. Por lo tanto, la documentación relacionada con las aportaciones del capital, deben ser conservadas por la contribuyente, por el tiempo que subsista la sociedad, puesto que los aumentos que integran la cuenta de capital de aportación son actos que se prolongan con el tiempo, en razón de que tienen efectos fiscales desde su realización y hasta que se efectúe el último reembolso de accionistas.

PRECEDENTE:

IX-P-SS-421
Juicio Contencioso Administrativo Núm. 4619/22-17-07- 4/1151/23-PL-04-04.- Resuelto por el Pleno Jurisdiccional de la Sala Superior del Tribunal Federal de Justicia Administrativa, en sesión de 8 de mayo de 2024, por unanimidad de 9 votos a favor.- Magistrado Ponente: Carlos Chaurand Arzate.- Secretario: Lic. Juan Arcos Solís. (Tesis aprobada en sesión de 9 de octubre de 2024)
R.T.F.J.A. Novena Época. Año III. No. 36. Diciembre 2024. p. 47

REITERACIÓN QUE SE PUBLICA:

IX-P-SS-482
Juicio Contencioso Administrativo Núm. 20903/21-17- 06-9/361/25-PL-01-04[04].- Resuelto por el Pleno Jurisdiccional de la Sala Superior del Tribunal Federal de Justicia Administrativa, en sesión de 3 de septiembre de 2025, por unanimidad de 9 votos a favor.- Magistrado Ponente: Carlos Chaurand Arzate.- Secretario: Mtro. Víctor Alejandro Rojas Aguilar.
(Tesis aprobada en sesión de 3 de septiembre de 2025)